COMUNICACIÓN ACTUAL INNOVADORA

Comunicación actual innovadora

HERRAMIENTAS INNOVADORAS PARA LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

¿Cómo mantengo al personal informado si el correo electrónico o cualquier otra aplicación están fuera de servicio?

Cuando se produce una caída del sistema de correo electrónico, los teléfonos de la mesa de soporte de IT no dejan de sonar. Una forma de hacerle frente a esto es poner un mensaje vía IVR para que los usuarios conozcan el grado del problema. Aunque esta decisión puede resultar frustrante y una pérdida de tiempo tanto para usuarios como para el equipo de IT. Utilice el Sistema de Comunicación Empresarial Snap que provee innovadoras herramientas para estos casos. Con ellas usted puede enviar notificaciones de caídas del sistema y actualizaciones de su estado al personal, ¡incluso cuando el sistema se encuentra caído! El personal ya no tiene que insistir llamando al equipo de mesa de soporte para averiguar cuándo será resuelto el incidente. Manténgalos comunicados acerca del estado o progreso del problema a medida que el equipo de IT trabaja para solucionarlo.

Con el Sistema de Comunicación Empresarial Snap usted puede enviar un mensaje a grupos de usuarios específicos: para ello utilice las agrupaciones de usuarios existentes en la red. Alternativamente, y en la medida en que sea necesario, también puede crear nuevas estructuras de usuarios. Estas herramientas Snap ofrecen, además, la manera de hacer llegar mensajes importantes, aun cuando el sistema de correo electrónico se encuentre sin funcionar.

Reducción de llamadas a la Mesa de Soporte IT

¿De qué otra manera podemos reducir aquellas llamadas no críticas a la mesa de soporte IT?

La herramienta Mesa de Soporte Snap le permite al personal reportar el problema o preguntar a una mesa de soporte on line. Los moderadores son nominados para cada una de las mesas de soporte, y cuando se envía una nueva duda, reciben la notificación como una Alertas de escritorio. Los moderadores pueden contestar directamente o indicarle a dónde dirigirse para encontrar la respuesta en Intranet o en la network.

Cuando surge un problema de IT, esto significa que la pregunta necesita ser respondida una sola vez. A través de este sistema, la respuesta quedará claramente disponible a otros que reporten el mismo problema o pregunta.

Las preguntas con sus respectivas respuestas serán clasificadas para formar parte de un directorio, a donde se podrán localizar en el caso de surgir el mismo inconveniente.

Reducción de los Archivos E-mails.

El almacenamiento de e-mail es un tema recurrente. Snap Mag es un innovador formato que reduce el envío masivo de e-mails. Con un sólo click, cualquier miembro del personal puede subir un artículo a ésta revista digital, mediante una plantilla definida, y utilizando el mismo tiempo que usaría para escribir un e. mail. De esta manera, en vez de que se envíen cientos de mensajes hacia y desde diferentes departamentos y a distintas horas del día, se puede reunir toda la información en un solo paso a través de un formato legible como el Mag Digital.

Los artículos enviados para ser publicados en el Snap Mag tienen una fecha de expiración, determinada por los administradores de la revista. Cerca de ésta fecha, los artículos y todos los datos publicados dentro de la revista. Serán automáticamente removidos de los escritorios de los usuarios y almacenados en el directorio de Búsqueda Central.

Se puede acceder a Snap Mag a través de un click a un vínculo, o mediante los canales de noticias scrolling. Snap Mag es sin duda un excelente sustituto de aquellos e-mails de “información general para todo el personal”, y tiene el poder de liberar toda la capacidad de almacenamiento de los e-mails. También puede ayudar en la gestión de documentos, en el flujo de trabajo y en la entrega de correos electrónicos importantes, a manera que evita que la información quede enterrada debido al exceso de e-mails internos. Además del Contenido Snap e independientemente del canal, una vez expirado el artículo de la revista digital, este puede ser eliminado manualmente de la PC local.

Aumente el nivel de participación de las encuestas realizadas.

“Nuestra encuesta para el seguimiento del apoyo realizado por IT mediante llamadas tiene una respuesta muy baja. ¡El personal sólo se molesta en responder cuando tiene quejas!”

Snap Encuesta puede entregar encuestas que se despliegan en la pantalla de la computadora como un Alerta de Escritorio, en vez de ser enviada por e-mail y quedar “enterrada” en la bandeja de entrada. Los recordatorios ayudan a conducir la participación, asegurando que todos los comentarios sean representados… Incluyendo la “minoría silenciosa”, que quizá no tenga puntos de vista extremos ni agendas importantes, pero que generalmente están menos motivados a participar. Un Reporte con las respuestas dadas quedará centralizado en el Sistema de Comunicación Empresarial Snap.

Aumente la efectividad del entrenamiento

El personal asiste a las capacitaciones, pero después parece como que se olvidaron de todo y continúan haciendo las mismas preguntas.

Después de treinta días de haber participado en un curso de entrenamiento, el personal usualmente olvida un 80% de lo aprendido. Permítales a los asistentes de entrenamiento utilizar Snap Encuesta para reforzar los conocimientos. Estas encuestas se despliegan en la computadora de los usuarios y contienen vínculos que llevan a la Intranet de manera que encuentren las respuestas antes de contestarlas. Utilice la opción de repetición y prográmela cuantas veces cree necesario para insistir a quienes no participaron de la encuesta.

Las encuestas y la medición en una plataforma

“Tenemos encuestas en nuestra Intranet, pero sería mejor que todo el informe estuviera en una sola plataforma”

Snap Trivia y Snap Encuesta aparecerán como pop-ups en los monitores de los empleados. Sin embargo, ambas herramientas pueden operar en modo “silencioso”. Es decir, que el cuestionario o la encuesta se desplegarán solo cuando un enlace o botón sea pulsado por el usuario. Esto permite a los empleados responder cuando ellos lo creen conveniente. (Por ejemplo, usted puede incluir un botón en las páginas de Intranet para que los usuarios califiquen o avisen si el contenido se encuentra fuera de fecha. Cuando el enlace o botón se presiona, la encuesta aparece para captar el comentario de los usuarios.) Todos los resultados son centralizados en el Sistema de Comunicación Empresarial Snap. Esto permite al equipo IT ver los reportes y comprobar la efectividad de la Intranet.

Sencillos canales de Comunicación Empresarial Interna.

“Nos han pedido implementar soluciones de nivel medio de complejidad en nuestra intranet, pero están preocupados por la necesidad continúa de apoyo de la Mesa de Soporte de IT”

Snap Interactivo proporciona blogs rentables y seguros, foros de discusión y ayuda interactiva de las mesas de soporte capacitadas. Estos recursos pueden ser usados fácilmente por otros departamentos de la empresa (por ejemplo, por RRHH o por el equipo de Comunicaciones). Esto le permite un tratamiento rápido y fácil de los conceptos, la toma de pruebas y el desarrollo del uso de estas herramientas, sin la necesidad de recurrir a recursos de gran presupuesto.

Los formatos Interactivos Snap son de uso accesible para los usuarios. La autenticación del usuario a través del Gestor de Cliente Snap garantiza la seguridad de la red de trabajo y no se necesita el uso de un nombre de usuario y contraseña. Los administradores fuera de IT pueden implementar nuevos foros y blogs y mesas de soporte interactivas y específicas, en las cuales los empleados tienen el derecho de publicar, comentar y hacer moderaciones.

Involucre al personal en proyectos de IT.

“Parece que al personal le gustara quejarse sobre la Intranet y otros sistemas, pero cuando pedimos sugerencias para mejorar, no son capaces de hacer especificaciones o no tienen tiempo de participar en grupos de enfoque o equipos de proyectos”

La herramienta de foro Snap es una forma fácil, rápida y segura de comprometer al personal en discusiones on line. A través de ella usted puede conocer los gustos y quejas de sus empleados, y a la vez captar sus innovadores pensamientos y hasta posibles soluciones.

El foro Snap permite a los interesados de cualquier sector de la empresa ser parte activa del equipo de proyecto o grupo de enfoque. De esta manera, es posible reunir y discutir la situación de algunos aspectos del proyecto, y captar y compartir ideas a medida que van surgiendo. Además, Snap Encuesta presenta un formato de cuestionarios interactivos que aparecen en la pantalla de la computadora del empleado. Esta herramienta ofrece la gran oportunidad de conocer lo que al personal le gusta o no, lo que sabe y no sabe acerca de la Intranet u otros sistemas de IT.

Incremente el valor de los canales RSS en la Intranet

“Habilitamos RSS en nuestra Intranet pero el personal no se suscribe a sus canales”

RSS es una gran forma de que el empleado esté al tanto de los nuevos desarrollos o actualizaciones de la Intranet. Si esperamos a que el personal ingrese por su cuenta a ciertos canales específicos, podemos tener la certeza de que no lo harán. Esto puede ser un impacto en la efectividad del canal RSS.

Snap RSS permite enviar canales RSS a grupos específicos, como un ticker de noticias scrolling en la parte inferior de la pantalla, o incluirlo a un canal de resumen eliminando la opción de que el personal elija entrar a canales prioritarios. Para canales de baja prioridad, el personal puede aun optar por ingresar o no a las actualizaciones a través del Historial de Mensajes Snap del perfil del usuario.

Protectores de Pantalla Efectivos, Rápidos y de Bajo Costo.

“Usualmente desarrollamos los protectores de pantalla de acuerdo con una política grupal. ¿Hay una manera más fácil de hacerlo? ¿Puede esto ser delegado al equipo de comunicación interna?”

La herramienta Snap Pantallas es muy sencilla de instalar y manejar a través del Sistema de Comunicación Empresarial Snap. Puede transformar los protectores de pantalla en vidrieras interactivas y ofrecer un gran canal para la comunicación empresarial. Si lo considera apropiado, el desarrollo de nuevos screensavers puede ser manejado por los empleados de Comunicación Interna o por el equipo de RRHH.

“Usualmente usamos recursos externos para el desarrollo de protectores de pantallas. ¿Hay alguna manera menos costosa?”

Enviar mensajes a través de los protectores de pantalla Snap es muy sencillo y le permite delegar el desarrollo a otros equipos, por ejemplo al equipo corporativo de comunicaciones, y así evitar el costo de que lo hagan terceros.

Correo electrónico: cartas en bits

Bits: Despotismo Tecnificado (Carta 2: Ejército de Chipalienados)

Inspirado en el juego de estrategia ILLUMINATI: NUEVO ORDEN MUNDIAL de de Steve Jackson (1994), me he dado a la tarea de trabajar en un propio juego de estrategia basado en el escenario del despotismo tecnificado.

El nombre del juego es:

BITS: DESPOTISMO TECNIFICADO

(APOYA A GOBIERNOS Y MONOPOLIOS A APODERARSE DE TODA LA REVOLUCIÓN TECNOLÓGICA Y CONTROLAR EL MUNDO ENTERO)

Las cartas se irán publicando paulatinamente y el objetivo es tener una lectura más amplia de los actores, acciones y escenarios que integran las estrategias de control del despotismo tecnificado.

Grupos de discusión: red multitemática

Trabajo cooperativo/colaborativo

Cooperativo: se distribuyen las tareas pero su realización es individual.

Colaborativo: las tareas son asumidas conjuntamente y el resultado es el producto de esa colaboración.

Dinámicas de grupo en clase

Formación de grupos de varios grupos: Proporcionar un grupo de palabras para que forme una oración. Brindarles un conjunto de figuras y que elaboren una figura.

El video para generar dinámica: Que transmitan contenidos claros, sugerentes y provocadores, para su respectivo análisis durante o después del mismo. (música, interacción de imágenes, que este organizado por capítulos, sonidos, divertidos, atractivos).

Como utilizar un video para generar dinámicas: Despiertes el interés., Refiérase a que hoy trabajaran de forma especial, Plantee dudas., Relacione el video con la vida real y Despierte expectativas.

La video animación: Solicitar voluntarios para la grabación de un video sobre cualquier tema y después discutirlo en la clase.

El correo electrónico: Debe utilizar un navegador y un programa especifico, Sistema de comunicación y orientación entre profesor y alumno, Crea firmas y lista de direcciones y Pueden crear buzones y eliminar los no deseados.

Alumnos y correos: La mayoría lo tienen desde la primaria ya están haciendo uso de este herramienta, Comunicación en tiempo no lectivo Se debe incentivar al uso de la computadora, Campus virtuales.

Correo multimedia: Audiovisual (mensajes cortos); FTP: Transferir archivos por internet; Problemas del FTP: métodos de compresión y descompresión.

Listas de Intranet: Sistema que permite enviar mensajes a varias personas simultáneamente. La información llegara en minutos o horas para suscribirse enviar un email (propietario) y llenar un formulario. Google Groups: modo visual.

Uso educativo de las listas: Intercambian todo tipo información , brindan asesoría y organizan mejor el trabajo. Dentro de los problemas: SPAM: información no deseada No enviar mensaje de gran tamaño.

Foros y grupos de discusión: Medios por el cual podemos leer y hacer comentarios. Se entra por medio de la internet y se registra. Se crean por medio de una plataforma o por sistemas externos.

Mantener un foro activo: Incentivar el ingreso. Enviar correos con los titulares. Realizar dinámicas de grupo. Saber cómo responder y como ingresar un nuevo tema. Mantener reglas de conducta (net etiqueta).

Uso de foros y lista: Los hacen más adecuados para ciertas tareas y menos para otras. Las listas son más adecuadas para grupos. Lo importante de los foros es mantenerlo activo. Incentivar la discusión.

Chats: Interacción escrita en tiempo real (video). Funcionan a través de la web.(registro y descarga). MSN, Yahoo, Skype, Excite.

Nuevo entorno educativo: Chats en entornos educativos, Permite la interacción profesor alumnos y entre alumnos. Multitarea y multitematica. Deben mantener el orden, participación y discusión. Poca asistencia, escasa participación.

Las WebQuest: Consisten que los alumnos trabajen con la información, no que la busquen, Elementos: Introducción, tarea, proceso, recursos, evaluación y conclusión.

Las WebQuest Promueve habilidades: Repetición, recopilación, misterio, periodísticas, diseño. Productos creativos, consenso, persuasión, autoconocimiento, analítica, juicio y científicas.

Wikis (Wiki rápido Hawái): Sitio web en formato hipertextual de rápida creación social. Documento o libro digital. No es un lugar donde colocar noticias. La Wiki Pedía es una enciclopedia que utiliza el formato Wiki.

Uso de Wikis: El historial y la discusión no siempre se aprovechan. Incorporar videos. No permiten muchas libertades en el diseño. Pueden ser totalmente privadas.

Uso de wikis en la educación: Se pueden crear relacionados con alguna carrera. Funciona como excelente un medio para preparar trabajo en grupo.

Elaboración de documentos en línea.( textos, cálculos, gráficos, power point, etc.) Microsoft Office. Open Office por medio de la web (Google Docs). Documentos pueden compartirse y editarse. Presentaciones de multimedia. Se pueden elaborar desde cualquier equipo.

Uso educativo de online office: Permite la creación colectiva de documentos. Herramienta útil para cursos a distancia. Se puede subir trabajos terminados (profesor, alumno) crear cuestionarios. Permite crear apuntes (privados).

Videoconferencia múltiple o video chat: Es la comunicación simultánea de audio y vídeo, con personas situadas en lugares alejados entre sí (trabajo en equipo). Pueden utilizarse conjuntamente con Google docs y wikis.

Redes Sociales: Grupo de personas conectadas que les permite comunicarse , intercambiar y distribuir información. Facebook, Hi5, Twitter, My space, Yahoo. Privacidad y seguridad temas de cuidado.

Aprender en red y colectivismo: Promueve el aprendizaje. Trabajo en equipo desde su casa o pueblos. El aprendizaje se produce a través del proceso conexión y seguimiento de la información.

Forma rápida de enviar archivos: FTP

Enviar archivos mediante FTP

Sin lugar a dudas, la forma más rápida de enviarnos tus archivos para imprimir es utilizando un Cliente FTP. FTP, acrónimo de File Transfer Protocol, es un protocolo de transferencia de ficheros entre sistemas conectados a una red TCP, Internet en nuestro caso, basado en la arquitectura cliente-servidor de manera que desde un equipo cliente, ( tu ordenador ), nos podemos conectar a un servidor,( el de Copias XL ), para descargar ficheros desde él o para enviarle nuestros propios archivos independientemente del sistema operativo utilizado en cada equipo.

El Servidor FTP de Copias XL está configurado en modo Público, de forma que cualquier usuario pueda enviar sus archivos sin identificarse (acceso anónimo ) quedando estos protegidos de cualquier acceso no autorizado. Una vez un archivo llega a nuestro servidor, nadie, ni siquiera quien lo envió, podrá ver su contenido, exceptuando el administrador de Copias XL, por supuesto. De esta manera, tus archivos maestros estarán a salvo de miradas indiscretas.

Configurar tu propio programa cliente FTP

Si ya dispones de un programa cliente FTP instalado en tu ordenador, sólo tienes que seleccionar la opción de añadir un nuevo sitio. La dirección del servidor será ftp.copiasxl.com y el método de acceso, anónimo. El directorio remoto será /incoming.

Windows Vista o Windows 7

Haz click en ' Iniciar’. Sitúa el ratón sobre ' Equipo ' y haz click con el botón derecho. Haz click en ' Explorar’. Se abra la ventana Equipo. Haz click nuevamente con el botón derecho y selecciona ' Agregar una ubicación de red ' en el menú contextual.

Se iniciará el asistente para agregar ubicaciones de red. Pulsa el botón ' Siguiente ' y marca la opción ' Elegir una ubicación de red predeterminada’. Pulsa ' Siguiente ' otra vez y en el cuadro ' dirección de red o Internet ' escribe:

ftp://copiasxl.com/incoming

Pulsa ' Entre’. Asegúrate de que el cuadro ' Iniciar sesión de forma anónima ' está marcado. Pulsa ' Siguiente’. Aparecerá el nombre para la nueva ubicación de red. Puedes llamarla como quieras o dejar el valor por defecto ' incoming en copias xl’. Pulsa ' Siguiente ', y después ' Finalizar '

Windows colocará un acceso directo en ' Equipo '

Ahora, cuando quieras enviarnos por FTP tus archivos, solo tendrás que hacer click en Inicio y seleccionar ' Equipo / incoming en copiasxl’. Se abrirá una ventana con nuestro servidor FTP en la que puedes arrastrar y soltar tus archivos como lo harías normalmente para cambiarlos de sitio en tu ordenador. Windows te indicará mediante una barra de progreso el tiempo estimado hasta que los archivos estén en nuestro servidor.

Lo que nos envías es una copia de tu archivo. El original permanecerá en todo momento en tu ordenador.

Internet Explorer 7 y 8

Si tu navegador predeterminado es Internet Explorer 7, haz click en el siguiente enlace o escríbelo en la barra de direcciones de IE 7:

ftp://copiasxl.com/incoming

En la ventana del explorador haz click en ' Pagina / Abrir el sitio FTP en el explorador de Windows ' tal y como aparece en la imagen.

Se abrirá una ventana con nuestro servidor FTP en la que puedes arrastrar y soltar tus archivos como lo harías normalmente para cambiarlos de sitio en tu ordenador. Windows te indicará mediante una barra de progreso el tiempo estimado hasta que los archivos estén en nuestro servidor.

Lo que nos envías es una copia de tu archivo. El original permanecerá en todo momento en tu ordenador.

Internet Explorer 6 ( Windows XP)

Internet Explorer, el navegador de Internet de Microsoft, incorpora un sencillo cliente FTP que te permitirá enviarnos tus archivos fácilmente.

Abre Internet Explorer y escribe ftp.copiasxl.com/incoming en la barra de direcciones. Pulsa Enter. A continuación abre la carpeta que contiene los archivos que vas a enviar a Copias XL.

Selecciona en tu carpeta los archivos que quieras enviar, arrástralos con el ratón y suéltalos en la carpeta FTP de Internet Explorer. Los archivos comienzan a subir inmediatamente a nuestro servidor FTP. Aparecerá una ventana con una barra de progreso que indica el tiempo aproximado que queda para completar la tarea.

Mientras esperas, puedes completar el >>Formulario de Pedido.

Finalizado el proceso, podrás comprobar cómo tus archivos se encuentra ya en nuestro servidor.

FileZilla. Cliente gratuito para Windows

Son muchos los programas cliente FTP disponibles gratuitamente en Internet. FileZilla, es un programa cliente FTP para Windows de libre distribución, muy fácil de instalar, de manejo intuitivo y con soporte multilenguaje.

>> Descarga FileZilla e instálalo aceptando la configuración por defecto. Al abrir FileZilla, este se mostrará sobre tu escritorio con este aspecto: